การดาวน์โหลดข้อมูลออกจากบัญชี (DOWNLOAD data)

Download data คือ การนำเอาข้อมูลที่มีอยู่บนบัญชี G Suite ออกเก็บไว้หรือเพื่อทำการ Backup ข้อมูลตามที่ต้องการ ซึ่งหลังจากดาวน์โหลดข้อมูลออกมาแล้ว เรายังสามารถนำข้อมูลไปใช้ต่อได้ตามประเภทไฟล์ที่เราดาวน์โหลดออกมา และข้อมูลที่ดาวน์โหลดออกมานี้จะเป็นการ Copy ข้อมูลออกมาจึงทำให้ไม่มีผลกับไฟล์ต้นฉบับในบัญชีอย่างแน่นอน แต่หากท่านใดต้องการลดขนาดพื้นที่ใน inbox หลังการดาวน์โหลดเสร็จแล้ว ควรเข้าไปดำเนินการลบข้อมูลที่ไม่ต้องการออกอีกครั้งจึงจะทำให้ขนาดข้อมูลลดลงและได้พื้นที่ใน inbox คืนมา

ขั้นตอนในการดำเนินการดาวน์โหลดข้อมูลออกจากบัญชีมีขั้นตอนดังนี้




Login เข้าที่หน้า Gmail บนเว็บบราวเซอร์




3. เมื่อเข้ามาที่หน้า Google Account ได้แล้ว ให้ดำเนินการดังนี้


4. ที่หน้าเมนู Data & personalization ให้ดำเนินการดังนี้

5. สำหรับการ Download data ออกจากระบบจะมีขั้นตอนดำเนินการทั้งหมด 3 ขั้นตอนดังนี้



ขั้นตอนที่ 1 เลือกข้อมูล (Select data)

เมื่อเรากดปุ่มเมนู Download your data จากขั้นตอนก่อนหน้า ระบบจะแสดงหน้าเมนู Google Takeout และให้ดำเนินการดังนี้




เมื่อเราเลือกข้อมูล (Select data) ได้ครบตามที่ต้องการแล้วให้ดำเนินการดังนี้

* คือสิ่งที่แอดมินทำคู่มือเลือกไว้ ท่านสามารถเลือกแตกต่างออกไปได้

ขั้นตอนที่ 2 เลือกประเภทไฟล์, ความถี่, วิธีการรับไฟล์ (File type, Frequency, Destination)



ขั้นตอนที่ 3 แสดงสถานะการดาวน์โหลดข้อมูล (Export progress)

*เมื่อระบบดำเนินการเสร็จเรียบร้อยจะมีอีเมลแจ้งไปอีกครั้งให้เข้ามาดาวน์โหลดข้อมูลของท่าน



6. เมื่อระบบ Export data ให้สำเร็จแล้ว จะมีอีเมลแจ้งมาให้เราทราบใน inbox เนื้อความและรายละเอียดจะบอกวันที่เริ่มต้นดาวน์โหลดได้และสิ้นสุดวันสุดท้ายวันไหนที่จะให้ดาวน์โหลดได้ ตามภาพประกอบทางซ้ายมือของท่าน




7. จากนั้นระบบจะให้ใส่ Password อีกครั้ง

เพื่อยืนยันตัวตนก่อนดาวน์โหลดข้อมูล



8. เมื่อเรายืนยันตัวตนผ่านแล้วระบบจะแสดงหน้ารายการที่เราทำพร้อมบอกระยะเวลาที่สามารถดาวน์โหลดข้อมูลได้ รวมถึงขนาดไฟล์ข้อมูลนั้นๆ ให้ดำเนินการดังนี้


9. เมื่อดาวน์โหลดได้สำเร็จจะได้ไฟล์ชื่อ takeout-ตามด้วยวันเดือนปีและรหัสรายการและนามสกุลไฟล์ที่เราเลือก

เสร็จสิ้นการดาวน์โหลดข้อมูล