การตั้งค่าและจัดการเขตกักบริเวณอีเมล
การตั้งค่าและจัดการเขตกักบริเวณอีเมล (Quarantines email) เขตกักบริเวณจะช่วยป้องกันจดหมายขยะ ลดการสูญหายของข้อมูล และปกป้องข้อมูลลับ รวมทั้งช่วยกลั่นกรองไฟล์แนบในข้อความเพื่อไม่ให้ผู้ใช้ส่ง เปิด หรือคลิกเนื้อหาที่อาจเป็นอันตราย เมื่อกักบริเวณข้อความไว้ ระบบจะส่งข้อความนั้นไปยังเขตกักบริเวณของผู้ดูแลระบบ ซึ่งผู้ดูแลระบบจะดำเนินการต่อไปนี้กับข้อความได้ ทั้งนี้หากไม่ดำเนินการใดๆ ภายใน 30 วันอีเมล ฉบับนั้นๆ จะถูกลบออกจากระบบทันที
ขั้นตอนการตั้งค่าและจัดการเขตกักบริเวณอีเมล ผ่านหน้า Admin Console มีขั้นตอนดังนี้
Login เข้าหน้าแอดมิน โดย Url: admin.google.com
คลิกที่ Apps > Google Workspace > Gmail > Manage quarantines.
3. เมื่อเข้ามาที่หน้า Manage quarantines แล้ว ให้กดปุ่ม Add Quarantine
4. โปรแกรมจะแสดงหน้าการตั้งค่า Add setting ขึ้นมาแล้วให้ทำการตั้งค่าดังนี้
ส่วนที่ 1 Name:
ให้ตั้งชื่อสำหรับการตั้งค่าที่จะสร้างขึ้น *จำเป็นห้ามเว้นว่างไว้*
ส่วนที่ 2 Description:
ใส่คำอธิบายเพิ่มเติมเพื่อบ่งบอกหรืออธิบายเกี่ยวกับการตั้งค่านี้ ใส่หรือไม่ใส่ก็ได้ (ถ้ามี)
ส่วนที่ 3 Quarantine reviewers group
Manage Groups: เมื่อคลิกจะเด้งไปหน้า Group เพื่อจัดการเพิ่ม ลบ ปรับเปลี่ยนการตั้งค่าต่างๆ group ที่เคยสร้างไว้แล้ว
Select Groups: เลือก Group เพื่อกำหนดเป็นกลุ่มเป้าหมายที่จะนำการตั้งค่านี้ไปจับตามเงื่อนไขที่สร้างไว้ใน Quarantines
หลังจากที่ดำเนินการตั้งค่าในส่วนที่ 1-3 เรียบร้อยแล้ว เราจะมาต่อที่การตั้งค่าในส่วนที่ 4-7 กันต่อเลย
ส่วนที่ 4 Inbound denial consequence: การดำเนินการในส่วนอีเมลขารับเข้าทั้งหมด เมื่อตรงเงื่อนไขที่ตั้งไว้
Drop Message: ส่งอีเมลเข้าไว้ในส่วนกักบริเวณอีเมล
Send the default reject message: ปฏิเสธการรับอีเมลทันที
ส่วนที่ 5 Outbound denial consequence: การดำเนินการในส่วนอีเมลขาส่งออกทั้งหมด เมื่อตรงเงื่อนไขที่ตั้งไว้
Drop Message: ส่งอีเมลเข้าไว้ในส่วนกักบริเวณอีเมล
Send the default reject message: ปฏิเสธการรับอีเมลทันที
ส่วนที่ 6
Notify periodically when messages are quarantined:
ทำเครื่องหมายติ๊กถูก เมื่อต้องการให้ได้รับอีเมลแจ้งเตือนเป็นระยะเมื่อมีเงื่อนไขใดๆ ทำงานตรงกับที่ตั้งไว้
ส่วนที่ 7 Save: บันทึกการตั้งค่าทั้งหมด
5. เมื่อดำเนินการ"กด SAVE"ตามขั้นตอนสุดท้ายในส่วนที่ 7 เสร็จสิ้นแล้ว ระบบจะกลับมาแสดงหน้าหลักและเราจะเห็นชื่อการตั้งค่าที่เราตั้งไว้ปรากฏอยู่ หากต้องการแก้ไข สามารถกด Edit ดำเนินการได้เลย
ภาพตัวอย่างหน้าจอแสดงหลังการตั้งค่า Quarantines เสร็จเรียบร้อยแล้ว
6. การตั้งค่ากรองอีเมลตามเงื่อนไข(Content compliance) เพื่อนำ Quarantine Rule ที่ตั้งไว้มาปรับใช้
เมื่อดำเนินการเพิ่มการตั้งค่า Quarantines เสร็จสิ้นแล้ว เราจะต้องมาทำการตั้งค่ากรองอีเมลเพื่อปรับใช้เงื่อนไขที่เราตั้งไว้จึงจะใช้งานได้ตามที่ต้องการได้ วิธีการตั้งค่ามีดังนี้
ไปที่เมนู Admin > Apps > Google Workspace > Gmail
เมื่อเข้ามาที่หน้า Gmail แล้วให้คลิกที่เมนู Advanced Settings
แล้วเลื่อนหาเมนู Content compliance
คลิก CONFIGURE
เพิ่มการตั้งค่า Content compliance ตามการตั้งค่าดังนี้
ส่วนที่ 1 ตั้งชื่อให้กับการตั้งค่านี้ (สั้นกระชับเข้าใจง่าย)*
ส่วนที่ 2 เจาะจงการตั้งค่าไปกำหนดกลุ่มอีเมลส่วนใด
- Outbound: เฉพาะอีเมลที่ส่งออกนอกองค๋กร
- Internal - sending: เฉพาะอีเมลที่ส่งกันภายในองค์กร
ส่วนที่ 3 กำหนด Expressions ว่าจะกรองอีเมลจากอะไรบ้าง
- เลือก: If ANY of the following match the message
- เลือก: Advanced content match
- Location: Recipients header
- Match type: Not matches regex
- Regexp: (\W|^)(@Domain|Domain)(\W|$)
สำหรับการใส่ข้อมูล ให้ใส่ข้อมูลชื่อโดเมนของคุณ แทนตัวอักษร สีฟ้าเท่านั้น หากมีมากกว่า 1 ให้ใส่เคื่องหมาย | คั้นแต่ละชื่อไปเรื่อยๆ ส่วนตัวหนังสือ สีแดง เป็น Syntax คำสั่งใน การตรวจสอบของระบบ ห้ามลบออกเด็ดขาด และจำเป็นต้องใส่ให้ครบถ้วน ทุกครั้ง ที่ตั้งค่า หากคุณใส่ค่าผิด ระบบจะแสดงข้อความ สีแดง ว่า Regular expression syntax error.
กด SAVE การตั้งค่า Expression
* ห้ามเว้นว่างไว้ จำเป็นต้องกรอกข้อมูล
(ต่อ)เพิ่มการตั้งค่า Content compliance ตามการตั้งค่าดังนี้
ส่วนที่ 4 เลือก การดำเนินการเป็นแบบ Quarantine message เมื่อมีอีเมลเข้าเงื่อนไขตามที่ตั้งค่าไว้
ส่วนที่ 5 เลือก ชื่อการตั้งค่า Quarantine ที่เพิ่มไว้ตั้งแต่ตอนแรกใน สเต็ปของการสร้าง Quarantine rules
ส่วนที่ 6 คลิก เลือกรับการแจ้งเตือนเมื่อมีอีเมลเข้าเงื่อนไขที่ตั้งค่าไว้ (ส่งแจ้งไปที่บัญชีอีเมลแอดมินระบบ)
ส่วนที่ 7 กด ADD SETTING เพื่อบันทึกการตั้งค่า
7. เมื่อกดเพิ่มการตั้งค่าไปแล้ว ระบบจะให้ยืนยันการบันทึกการตั้งค่าอีกครั้งที่มุมขวาล่างหน้าจอ ตัวอย่างตามรูปภาพดังนี้
8. การจัดการ Message เมื่อมีอีเมลเข้ามาใน Quarantine Rule ที่ตั้งไว้
เมื่อมีอีเมลเข้าตามเงื่อนไขที่เราตั้งไว้ แอดมินสามารถเข้ามาตรวจสอบรายการอีเมลได้ด้วยวิธีการดังนี้
เข้าที่หน้า Admin console > Apps > Google Workspace > Gmail > Manage quarantines.
เมื่อเข้ามาที่หน้า Manage quarantines แล้วให้ คลิกเมนู Go to admin quarantine
หรือ Url: https://email-quarantine.google.com/adminreview#
เมื่อเข้ามาที่หน้า Admin Quarantine ได้แล้วให้คลิกที่ชื่อ Quarantines ที่เราสร้างไว้ เช่น outbound messages จะพบว่ามีอีเมลต่างๆ ที่เข้ามาจากการกรองที่เราตั้งค่าไว้ ซึ่งเราสามารถจัดการได้จากเมนูดังนี้
Denied: คือหน้ารวมรายการอีเมลที่เมื่อ กด DENY หรือปฏิเสธไม่ให้ส่งออกอีเมลฉบับนั้นๆ
Allowed: คือหน้ารวมรายการอีเมลที่เมื่อ กด ALLOW หรืออนุญาตให้ส่งออกอีเมลฉบับนั้นๆ ได้
เมื่อเราคลิกเลือกรายการอีเมลใดอีเมลหนึ่งจะมีเมนูปรากฏขึ้นดังนี้
SHOW ORIGINAL: เปิดดูข้อมูลลายละเอียดของอีเมลฉบับนั้นๆ เช่น ชื่อผู้ส่ง ผู้รับ Subject และอื่นๆ เป็นต้น
DENY: เป็นเมนูที่เอาไว้กดตอนที่เราต้องการจะ ปฏิเสธ การส่งออกของอีเมลฉบับนั้นๆ
ALLOW: เป็นเมนูที่เอาไว้กดตอนที่เราต้องการจะ อนุญาต การส่งออกของอีเมลฉบับนั้นๆ
ถ้าหากต้องการดำเนินการทีละหลายๆ รายการพร้อมกันสามารถใช้งานเมนูได้ดังนี้
เมื่อเลื่อนสไลด์เปิดไปทาง Bulk Action ระบบจะทำการเลือกให้ทุกรายการอีเมลที่แสดงบนหน้า Admin quarantine ในชื่อการตั้งค่าของคุณ
DENY: เป็นเมนูที่เอาไว้กดตอนที่เราต้องการจะ ปฏิเสธ การส่งออกของอีเมลฉบับที่เลือกไว้ทั้งหมด
ALLOW: เป็นเมนูที่เอาไว้กดตอนที่เราต้องการจะ อนุญาต การส่งออกของอีเมลฉบับที่เลือกไว้ทั้งหมด
ภาพหน้าจอตัวอย่างหน้า Admin Quarantine
